Wat kan ik voor u betekenen?

Met mijn jarenlange ervaring als personal assistant, bestuurssecretaresse, directiesecretaresse en officemanager, heb ik u veel te bieden. De verschillende functies lijken in een aantal opzichten op elkaar maar verschillen daarnaast op essentiële punten. Voor veel mensen is dit vaak onduidelijk. Daarom heb ik de verschillen hieronder voor u uiteengezet. 

 

In de basis hebben de genoemde functies de secretariële overeenkomst. Als je het secretariële vak kiest, begin je als (junior) secretaresse. Door ervaring, uitbreiding van werkzaamheden, het bezitten van de juiste competenties en ontwikkeling hiervan, groei je door als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of zelfs personal assistant.

 

De functiebenaming personal assistant wordt tegenwoordig veelal gebruikt voor allerlei posities maar een personal assistant word je pas na een langdurige secretariële ervaring én als je in die positie ook daadwerkelijk één persoon (CEO, CFO, bestuurder etc.) assisteert en bijstaat, zowel zakelijk als privé. Je bent de vertrouweling en rechterhand, sparringpartner, bent zeer integer, discreet en uitermate loyaal. Je bent daarin 24/7 beschikbaar, zeer flexibel, schermt de persoon in kwestie in hoge mate af van interne en externe invloeden en je kunt werken onder hoge spanning op (inter)nationaal niveau. Communicatief wordt er veel van je verwacht, je krijgt wellicht te maken met media waarbij je eventueel moet optreden als woord- en/of penvoerder. Uiteraard verricht je daarnaast nog de reguliere 'secretaresse-taken', woont vergaderingen bij, neemt deel aan projectgroepen, organiseert meetings in binnen- en/of buitenland, bereidt speeches en presentaties voor etc. 

 

De bestuurssecretaresse daarentegen verleent haar assistentie aan een geheel bestuur of één enkele bestuurder. Zij houdt zich voornamelijk bezig met het notuleren van vergaderingen, verzamelen van ondersteunende documentatie en het opstellen van rapporten en memo's. Zij bewaakt deadlines en zorgt voor follow-up van actiepunten. Ook speelt zij een belangrijke rol in de interne- en externe (mondelinge of schriftelijke) communicatie naar aanleiding van besluitvorming of gewijzigde processen. Kennis van governance en juridische aspecten is onontbeerlijk om als een waardevolle bestuurssecretaresse te kunnen functioneren. 

 

Als directiesecretaresse werk je voornamelijk voor een gehele directie of een directeur waarvoor je het algehele bureaumanagement verzorgd. Ook zij beschikt over belangrijke en vertrouwelijke informatie waardoor zij veelal erg discreet en integer dient te zijn. 

 

De officemanager daarentegen is naast secretaresse ook de coördinatrice van alle zaken op het kantoor. Denk daarbij aan facilitaire zaken, inkoop, geeft sturing aan receptionistes/telefonistes/kantine/postkamer, beheert het wagenpark en voert vaak nog HR-activiteiten uit. Voor haar is het belangrijk organisatorisch sterk te zijn omdat ze veel diverse zaken tegelijk moet kunnen managen. Ze is een sterke persoonlijkheid die met alle lagen binnen in organisatie makkelijk communiceert en leiding kan geven. 

 

De onderstaande werkzaamheden schetsen een goed beeld van de taken die ik heb uitgevoerd in bovengenoemde functies en hebben geresulteerd in het ontstaan van Officekracht. Zij vormen de basis van activiteiten die ik voor u freelance kan uitvoeren in geval uw assistente tijdelijke afwezig is door bijvoorbeeld ziekte, zwangerschapsverlof, langdurige vakantie of als interim vacature. 

Algemene ondersteuning

  • Agendabeheer: inrichten en beheren van de agenda (zowel zakelijk als privé) en het totstandbrenging van (complexe) afspraken;
  • Emailbeheer: beoordelen en afwikkelen van inkomende e-mails en het structureren van de inbox;
  • Ad-hoc overall bureaumanagement; diverse administratieve zaken waarmee je bij elk bedrijf dagelijks mee geconfronteerd wordt maar die niet onder een specifiek onderwerp gecategoriseerd kunnen worden.

 

Communicatie

  • Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, proactief bewaken en uitvoeren van de hieruit voortgekomen actiepunten en deadlines;
  • Opstellen, opmaken en redigeren van teksten, persberichten, interviews, rapporten, presentaties en overige content ten behoeve van diverse interne/externe communicatiemomenten;
  • Profilering van uw organisatie of persoonlijkheid op de diverse social media;
  • Optimaliseren en actualiseren van website content en het opstellen en uitsturen van nieuwsbrieven inclusief follow-up;
  • Regisseren bij de ontwikkeling van nieuw promotiemateriaal en/of het doorvoeren van huisstijlwijzigingen.

Bestuurssupport

Officekracht heeft veel bestuurssecretariële ervaring. Naast de reguliere bestuurlijke ondersteuning vraagt het ondersteunen van een bestuur specifieke (juridische) kennis van o.a. corporate governance en compliance. Deze kennis heeft Officekracht in huis. Bestuurlijke support kan ook geboden worden aan bestuurders die zetelen in meerdere besturen, commissariaten, stichtingen en/of netwerkclubs maar die het inmiddels ontbreekt aan structuur en overzicht. Wordt u onrustig van het feit dat u mogelijk belangrijke actiepunten en/of deadlines over het hoofd ziet omdat u de stroom aan informatie en de activiteiten die hieruit voortvloeien niet meer overziet? Breng deze nevenactiviteiten dan onder bij één aanspreekpunt, bij Officekracht. Hiermee ontstaat rust, overzicht en bovendien een professionele uitstraling naar relaties. 

 


Events & hospitality

Officekracht heeft veelvuldig zorggedragen voor de organisatie en begeleiding van ontvangsten met hoogwaardigheidsbekleders in nationale en internationale gezelschappen tijdens (meerdaagse) officiële gelegenheden, diners, incentives en ceremonies. Deze specifieke kennis en kunde zijn van essentieel belang om elk uniek event te laten slagen. Ook het voorbereiden, organiseren en begeleiden van business events en meetings zoals brainstormsessies, seminaries, workshops outdoormeetings etc. maken onderdeel uit van de werkzaamheden die Officekracht kan uitvoeren. De locatiesearch, het opstellen van dagprogramma's, vastleggen en briefen van sprekers/dagvoorzitters, het verzorgen van de uitnodigingen, het opstellen van een minute-to-minute draaiboek en het hosten van het event kunt u met een gerust hart aan Officekracht uitbesteden.  

 

Overige werkzaamheden

  • Organisatie en planning van bijvoorbeeld een bedrijfsverhuizing (intern of extern);
  • Begeleiden en coördineren van werkzaamheden rondom een werving & selectie traject;
  • Voorstellen uitwerken en uitvoeren in het kader van relatiemanagement zodat op creatieve wijze en op de juiste momenten waardering kan worden getoond aan dierbare relaties en/of medewerkers. 

De samenwerking in de praktijk

Officekracht voert de werkzaamheden uit op uw of in haar eigen kantoor.  Hierdoor kan een flexibele en efficiënte assistentie worden aangeboden. Contactmomenten kunnen plaatsvinden op kantoor of online, 's avonds of overdag. Door het inplannen van frequente, persoonlijke of online contactmomenten, wordt gebouwd aan een goed gefundeerde samenwerking waardoor de toegevoegde waarde van Officekracht alleen maar toeneemt.