De executive assistant als relatiemanager?

Steeds meer processen in organisaties zijn tegenwoordig gedigitaliseerd. Dat geldt ook voor de onderlinge contacten. We werken niet meer op dezelfde locatie, communiceren per e-mail, skype of app en we weten soms amper nog van elkaar waar we mee bezig zijn.

 

De behoefte aan een menselijke verbindende factor, iemand die altijd op de hoogte is van wat er in en rondom de organisatie speelt. In mijn ogen ligt hier de grootste kracht en uitdaging van de managementondersteuner; de rol van relatiemanager. Hoe kun jij als managementondersteuner (of PA, executive assistant etc.) invulling geven aan deze onzichtbare maar zeer waardevolle rol?

 

Oprechte aandacht

Eigenlijk is het antwoord hierop heel simpel: oprechte persoonlijke aandacht. Elk mens wil gezien of gehoord worden. Of het nu de directeur is, je naaste collega of je grootste klant; aandacht is een basisbehoefte. En de managementondersteuner heeft hier als spil van de organisatie een belangrijke rol te vervullen. Als managementondersteuner ben je dagelijks bezig met relatiemanagement. Je hebt immers voortdurend contact met verschillende relaties zoals de directie, collega's, vakgenoten, klanten en leveranciers. Sterker nog, je kunt zelfs het verschil maken tussen tevreden of ontevreden klanten en een prettige of onprettige werksfeer. 

 

Relatiemanagement

Relatiemanagement is zoveel aandacht besteden aan je klanten dat ze méér dan tevreden zijn en zelfs je ambassadeurs worden. Ze blijven je niet alleen trouw als zakelijke relatie, maar vertellen ook anderen vol enthousiasme over jou en jouw bedrijf. Een klant wil merken dat je oprecht betrokken bent; dáármee maak je het verschil. Door tijd te investeren en oprecht geïnteresseerd en betrokken te zijn in je relatie voelt hij of zij zich speciaal. Je doet aantoonbaar moeite een vertrouwensband op te bouwen. Door het contact met je relaties een personal touch mee te geven, zet jij als managementondersteuner net dat stapje extra.

 

De waan van de dag

Het geven van persoonlijke aandacht is vaak ondergeschikt aan ‘de waan van de dag’. In mijn rol als management assistent, PA, secretaresse etc. vind ik relatiemanagement een wezenlijk, maar zeker ook het leukste, onderdeel van mijn functie. Jammer genoeg ziet niet iedereen deze onzichtbare, maar zeer waardevolle, taak als een concrete taak van een managementondersteuner. Een gemiste kans, want vanuit de centrale positie in de organisatie is juist de managementondersteuner in staat verbondenheid en openheid te creëren, zowel binnen als buiten de organisatie. De reguliere vaardigheden van een managementondersteuner kan iedereen leren.

 

Maar wil je je als managementondersteuner echt onderscheiden en van meerwaarde zijn dan heb je van nature continu je ‘radar’ aan staan. Gecombineerd met luisteren, inlevingsvermogen, empathie, oprechte interesse en enige diplomatie, maakt jou in deze digitale wereld een waardevolle relatiemanager!